LOS EMPLEADORES ESTÁN OBLIGADOS A CONSERVAR EN SUS ARCHIVOS LA HISTORIA LABORAL DE SUS TRABAJADORES

Por Germán Alonso Plazas Muñoz.

Con frecuencia, los empleadores se preguntan: ¿Durante cuánto tiempo debo guardar los documentos de la historia laboral de los trabajadores de la empresa?

La Corte Suprema de Justicia, mediante Sentencia Nº 32427 del 7 de Mayo de 2008,  resolvió el interrogante antes mencionado.

Según el Alto Tribunal, el artículo 264 del Código Sustantivo del Trabajo ordena a los empleadores a conservar en sus archivos los datos que identifiquen el tiempo de servicio de sus trabajadores. Aunque la norma en mención es clara en establecer la obligación del empleador de guardar los socumentos de sus trabajadores, la norma en mención, no contempla un tiempo mínimo o máximo para que los empleadores cumplan con dicha obligación.

Con el fin de solucionar el vacio antes mencionado, la Corte Suprema de Justicia considera que debe tenerse presente el artículo 60 del Código de Comercio que le impone a los comerciantes la obligación de conservar sus archivos "cuando menos por diez años" (ibídem), y transcurrido ese término les autoriza su destrucción, "cuando por cualquier medio técnico adecuado se garantice su reproducción exacta (…), y en caso contrario, deben mantenerse por 20 años”

Sobre el particular, la Corte Suprema de Justicia señala:

“…Según el juez de la alzada, la alegación de la demandada de no estar obligada a conservar prueba de la afiliación del trabajador y del pago de aportes al I.S.S., no tenía aceptación, porque el artículo 264 del Código Sustantivo del Trabajo ordena a los empleadores "conservar en sus archivos los datos que permitan establecer de manera precisa el tiempo de servicio de sus trabajadores y los salarios de vengados”, y a falta de ellos, "es admisible para probarlos cualquiera otra prueba reconocida en la ley" (ibídem). Además, en caso de comerciantes, el artículo 60 del Código de. Comercio les impone conservar sus archivos "cuando menos por diez arios" (ibídem), y transcurrido ese término les autoriza su destrucción, "cuando por cualquier medio técnico adecuado se garantice su reproducción exacta (…), y en caso contrario, deben mantenerse por 20 años”